Guía para autónomos
Cómo hacer una factura con IVA e IRPF, paso a paso
La factura es lo que te hace cobrar. Aprende qué datos debe llevar, cómo aplicar el IVA y la retención de IRPF, y cómo emitirla sin volverte loco con Excel.
Respuesta rápida
Una factura para un autónomo en España debe llevar tus datos y los del cliente, la fecha y el número, la descripción de cada concepto con su base, el IVA (21 % general, 10 % en reformas de vivienda) y, si facturas a una empresa o profesional, la retención de IRPF (7 % o 15 %). El total se calcula restando la retención al importe con IVA. La emites cuando el trabajo está hecho y la envías al cliente para cobrar.
Lo esencial
Los datos que no pueden faltar
La AEAT exige que toda factura incluya una serie de datos mínimos. Si falta alguno, tu cliente puede rechazarla y Hacienda puede sancionarte.
- Número y serie de factura (secuencial, uno por emisor).
- Fecha de emisión, y fecha de operación si difiere.
- Tus datos: nombre, NIF, dirección y actividad.
- Datos del cliente: nombre, NIF y dirección.
- Descripción de cada concepto con su importe y base imponible.
- El tipo de IVA aplicado y la cuota (21 %, 10 % o 4 %).
- La retención de IRPF si tu cliente es empresa o profesional (7 % o 15 %).
- El total a pagar, con IVA y retención ya descontados.
Cómo funciona
Cómo calcular el IVA y la retención
- 01
Suma la base
Cada concepto tiene su base imponible. Súmalas: esa es la base total antes de impuestos.
- 02
Aplica el IVA
Multiplica la base por el tipo (21 % general, 10 % en reformas de vivienda que cumplen requisitos, 4 % superreducido). Obtienes la cuota de IVA.
- 03
Aplica la retención de IRPF
Si el cliente es empresa o profesional, retén el 7 % (o 15 % en algunas actividades) de la base imponible.
- 04
Calcula el total
Base + IVA − retención = total a pagar. Ese es el importe que le pides al cliente.
Cuándo se emite y cuándo se cobra
- Emitir: en el momento de entregar el trabajo (idealmente el mismo día).
- Cobro: puedes cobrarlo por Bizum, tarjeta online o transferencia; en Presuu el cliente paga desde el enlace.
- Si el cliente es una empresa, la retención la declaras tú en tu modelo trimestral.
- Una factura vencida e impagada no se borra: se reclama (lee nuestra guía de cobros impagados).
Preguntas frecuentes
Dudas frecuentes sobre la factura
¿Qué IVA debo aplicar a mi factura?
El 21 % general. En reformas y renovaciones de vivienda que cumplan los requisitos legales (materiales aportados, antigüedad de la vivienda, etc.) puede aplicarse el 10 %. Algunos suministros usan el 4 %. Presuu te deja fijar el tipo por línea.
¿Cuándo tengo que retener IRPF?
Cuando facturas a una empresa o a un profesional que esté obligado a retener. La retención es del 7 % de forma general (15 % en algunas actividades como urbanismo o cesión de derechos de autor), y se resta del total.
¿Puedo emitir una factura para un particular sin retención?
Sí. A particulares (hogares, consumidores finales) no se les retiene IRPF: solo aplicas el IVA. La retención es exclusiva de operaciones entre empresas y profesionales.
¿Vale una factura hecha en Word o Excel?
Vale si incluye todos los datos obligatorios. Pero a partir de 2027 (Verifactu) deberás emitir con un software que cumpla el sistema de facturación de la AEAT. Presuu ya se está preparando para eso.
¿La factura y el presupuesto son lo mismo?
No. El presupuesto es la oferta previa con la que el cliente acepta el trabajo; la factura se emite después de realizarlo, con el importe definitivo. En Presuu la factura sale del presupuesto aceptado para no repetir datos.
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Próximamente
Presuu será compatible con Verifactu
Estamos preparando la compatibilidad con los sistemas informáticos de facturación (Verifactu) exigidos por la AEAT. Mientras tanto, puedes presupuestar, facturar y cobrar con Presuu con normalidad.
Fechas de obligatoriedad (RDL 15/2025)
- Sociedades (Impuesto sobre Sociedades)1 de enero de 2027
- Autónomos y resto de obligados1 de julio de 2027
Fechas según la ampliación publicada por la Agencia Tributaria. No sustituyen el asesoramiento fiscal personalizado.